Per molti avvocati la mediazione civile e commerciale è ancora associata a un’immagine precisa: una mattinata bloccata in agenda, lo spostamento presso l’Organismo, l’attesa delle parti, l’apertura formale dell’incontro e, dopo pochi minuti, il verbale di mancata adesione o di mancato accordo. Tutto corretto dal punto di vista procedurale, forse. Ma davvero utile? Non sempre.
Il problema non è la mediazione in sé. Il problema è la mediazione gestita come un adempimento burocratico, senza un metodo organizzativo capace di trasformare l’incontro in una reale occasione di lavoro. Quando la procedura si riduce a una formalità da smarcare, il danno non è solo per il sistema giustizia: è anche per lo studio legale, per il cliente e per la percezione stessa del valore dell’attività professionale.
La frustrazione del verbale negativo
Ogni avvocato conosce bene quella sensazione: si arriva all’incontro di mediazione, magari dopo aver studiato il fascicolo, preparato il cliente, verificato la documentazione e organizzato la mattinata. Poi, in pochi minuti, ci si accorge che la controparte non ha alcuna intenzione di entrare realmente nel merito della questione. A volte non compare. A volte partecipa solo formalmente. A volte si limita a dichiarare che non vi sono margini per proseguire.
Il risultato è un verbale di mancata adesione o di mancato accordo, spesso percepito come l’unico vero “prodotto” della procedura. Dal punto di vista tecnico, quel verbale è necessario per assolvere la condizione di procedibilità. Ma dal punto di vista del cliente, il messaggio è molto diverso: ha pagato un costo, ha investito tempo, ha seguito un passaggio che gli era stato presentato come obbligatorio, e si ritrova con un nulla di fatto.
Per l’avvocato, questo genera una difficoltà concreta. Non si tratta soltanto di giustificare una procedura prevista dalla legge. Si tratta di spiegare al cliente perché quel passaggio, pur essendo formalmente necessario, non ha prodotto alcun avanzamento percepibile nella gestione del conflitto. E quando il cliente non vede valore, tende a considerare la mediazione come un peso, non come uno strumento.
Questa frustrazione non nasce dalla mancanza di competenza del difensore. Nasce, spesso, da una gestione della mediazione non sufficientemente orientata all’effettività. Perché un conto è convocare le parti; altro conto è costruire le condizioni minime perché l’incontro abbia una possibilità concreta di essere utile.
Il senso della Riforma Cartabia: rendere la mediazione davvero utile
La Riforma Cartabia ha rafforzato il ruolo della mediazione civile e commerciale con una finalità chiaramente deflattiva: favorire la composizione delle controversie prima che esse si traducano in giudizi lunghi, costosi e spesso insoddisfacenti per tutte le parti coinvolte. Il legislatore non ha inteso la mediazione come un ulteriore passaggio burocratico, ma come un’occasione reale di confronto, nella quale le parti, assistite dai rispettivi avvocati, possano valutare seriamente se esistano spazi per una soluzione condivisa.
Questo intento emerge con particolare chiarezza dalla nuova formulazione dell’art. 8 del D.Lgs. 28/2010, comma 6, secondo cui, al primo incontro, “il mediatore espone la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione”. La norma non descrive un adempimento passivo, né una semplice verifica formale della volontà delle parti di procedere. Al contrario, attribuisce al mediatore un ruolo attivo: egli deve spiegare il senso della mediazione, chiarirne il funzionamento e soprattutto adoperarsi affinché le parti possano effettivamente esplorare una soluzione conciliativa.
Il passaggio successivo della disposizione coinvolge direttamente anche le parti e gli avvocati che le assistono. La norma dispone infatti che “le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse”. Non si tratta di una formula di stile. Il legislatore richiede una cooperazione sostanziale, orientata a rendere il primo incontro un momento realmente utile. La buona fede e la lealtà non si esauriscono nella mera presenza fisica o telematica, ma implicano un comportamento coerente con la finalità della procedura: ascoltare, chiarire, valutare, confrontarsi e, ove ci siano i margini, negoziare.
È qui che nasce il paradosso. La legge chiede un primo incontro effettivo, fondato sull’impegno del mediatore e sulla cooperazione leale di parti e avvocati; la pratica, tuttavia, rischia talvolta di ridurre questo momento a una formalità. In alcuni casi la mediazione viene affrontata come un passaggio da superare rapidamente per ottenere il verbale necessario alla prosecuzione del giudizio. La parte invitata non compare, oppure compare senza reale disponibilità al confronto.
In questo modo, l’effettività voluta dalla riforma rischia di essere tradita non per un limite della norma, ma per un difetto di metodo. Il primo incontro dovrebbe consentire al mediatore di comprendere la natura del conflitto, verificare la disponibilità delle parti, individuare eventuali ostacoli preliminari, chiarire i vantaggi della procedura e favorire, anche attraverso sessioni separate, un confronto concreto sulle questioni controverse.
Anche il verbale redatto all’esito del primo incontro non dovrebbe essere percepito come l’unico obiettivo della procedura, per accedere velocemente al giudizio. Il verbale è certamente un atto necessario, ma non può diventare il fine della mediazione, deve attestare lo svolgimento di un percorso effettivo, non sostituirsi ad esso.
Per gli avvocati questo profilo è centrale. La mediazione può essere uno strumento prezioso quando consente di valutare costi, tempi, rischi processuali e margini negoziali della controversia. Ma perché ciò avvenga, occorre che l’Organismo e il mediatore lavorino in modo coerente con lo spirito dell’art. 8, comma 6: preparare l’incontro adeguatamente, favorire la partecipazione consapevole delle parti, evitare rinvii inutili, stimolare un confronto reale e chiudere la procedura solo quando sia chiaro che non esistono realmente margini concreti.
Il vero obiettivo, quindi, non è prolungare artificialmente la mediazione, né forzare accordi impossibili. È evitare che una procedura pensata per deflazionare il contenzioso venga svuotata della sua funzione e ridotta a una pratica da archiviare. L’effettività richiesta dalla Riforma Cartabia non è un aggravio per l’avvocato: al contrario, se ben gestita dall’Organismo e dal Mediatore, è ciò che permette di trasformare la mediazione da inutile costo a strumento professionale di gestione intelligente della controversia.
Il metodo 101Mediatori: la soluzione al problema del tempo
Se l’art. 8, comma 6, D.Lgs. 28/2010 chiede al mediatore di adoperarsi affinché le parti raggiungano un accordo e impone a parti e avvocati di cooperare in buona fede e lealmente per realizzare un effettivo confronto, allora il punto decisivo diventa organizzativo: come si costruisce, nella pratica, un primo incontro realmente utile senza trasformarlo in un aggravio di tempo per lo studio legale?
Il metodo di 101Mediatori parte proprio da questa esigenza. Una procedura ben organizzata riduce gli sprechi di tempo e aumenta le possibilità che l’incontro produca un risultato utile. Non necessariamente un accordo immediato, ma almeno un avanzamento concreto: una chiarificazione delle posizioni, una verifica realistica dei margini, una proposta, un rinvio motivato, una sessione separata, una trattativa strutturata.
Segreteria proattiva: non basta convocare, bisogna attivare la procedura
Uno degli elementi più sottovalutati nella mediazione è la fase precedente al primo incontro. Eppure è proprio lì che spesso si decide se la procedura sarà viva o meramente formale.
Una segreteria proattiva non si limita a inviare comunicazioni standard. Verifica la corretta ricezione degli avvisi, sollecita le parti quando necessario, agevola il contatto con i difensori, gestisce le difficoltà organizzative e contribuisce a ridurre il rischio che l’incontro si trasformi in una semplice constatazione di assenza o indisponibilità.
Per l’avvocato questo aspetto è decisivo. Significa arrivare all’incontro con un quadro più chiaro, evitare perdite di tempo evitabili e ridurre l’incertezza organizzativa. Significa anche offrire al cliente la percezione di una procedura seguita con attenzione, non abbandonata alla casualità.
Una mediazione efficace non nasce il giorno dell’incontro. Nasce prima, nella capacità dell’Organismo di presidiare la procedura e di creare le condizioni operative perché le parti possano partecipare in modo consapevole.
Gestione intelligente dei rinvii: niente rinvii vuoti
Un altro punto critico riguarda i rinvii. Nella pratica, molte mediazioni si trascinano attraverso rinvii privi di reale contenuto: si aggiorna la data, ma non cambia nulla. Le parti non producono nuovi documenti, non formulano proposte, non chiariscono le rispettive posizioni. Il rinvio diventa una dilazione sterile.
Una gestione intelligente dei rinvii, invece, richiede una domanda semplice: a cosa serve rinviare?Se il rinvio è funzionale a permettere una valutazione tecnica, acquisire un documento, coinvolgere un decisore, verificare una copertura assicurativa o formulare una proposta, allora può avere un senso. Se invece serve solo a spostare in avanti il problema, diventa un costo.
Per lo studio legale, questa distinzione è fondamentale. Un rinvio utile può aprire uno spazio negoziale. Un rinvio vuoto consuma tempo, aumenta i costi e peggiora la percezione della procedura.
Il modello organizzativo deve quindi aiutare il mediatore e i difensori a dare contenuto ai passaggi successivi. Non basta fissare una nuova data: occorre stabilire cosa deve accadere prima di quella data, quali compiti dovranno essere espletati dalle parti. Solo così la mediazione conserva una direzione.
Sessioni separate strategiche: sbloccare l’impasse subito
Molte mediazioni falliscono perché le parti restano ferme sulle rispettive posizioni iniziali. In sessione congiunta, soprattutto nelle controversie più conflittuali, ciascuno tende a difendere la propria narrativa. Il rischio è che l’incontro diventi una replica anticipata del giudizio: accuse, difese, rigidità, nessuno spazio reale di esplorazione.
Le sessioni separate, se utilizzate con metodo, possono cambiare completamente la dinamica. Consentono al mediatore di comprendere interessi, timori, vincoli economici, esigenze reputazionali, margini decisionali e possibili alternative. Permettono alle parti di parlare con maggiore libertà e agli avvocati di valutare scenari negoziali senza esporsi prematuramente davanti alla controparte.
Naturalmente, la sessione separata non deve essere un passaggio automatico o rituale. Deve essere uno strumento strategico. Serve quando può aiutare a superare una rigidità, chiarire una posizione, verificare una proposta, evitare che il confronto si blocchi su una questione emotiva o comunicativa.
In questo modo il primo incontro diventa un momento in cui il mediatore prova concretamente a capire se esiste uno spazio di lavoro. E questa, per l’avvocato, è la differenza tra una procedura subita e una procedura utile.
I vantaggi per l’avvocato: cliente più tutelato, studio più efficiente
Scegliere un Organismo di mediazione non è quindi una scelta neutra. Incide sulla qualità della procedura, sulla gestione dei tempi, sulla soddisfazione del cliente e sull’efficienza dello studio legale. Quando la mediazione è organizzata bene, il cliente percepisce che il suo caso viene trattato con serietà: anche se non si raggiunge un accordo, può comprendere che vi è stato un tentativo reale, non una semplice formalità. Questo rafforza il rapporto fiduciario con il difensore, perché il cliente vede che l’avvocato non lo ha accompagnato in un passaggio inutile, ma in una sede nella quale si è cercato concretamente di valutare una soluzione.
Il vantaggio riguarda anche l’organizzazione interna dello studio. Meno tempo perso significa maggiore redditività: un’ora risparmiata su un incontro improduttivo è un’ora che può essere dedicata a un atto, a una consulenza, a un cliente, a una negoziazione o a un’attività di sviluppo professionale. La mediazione, quando è gestita con metodo, non è un rallentamento, ma uno strumento di gestione intelligente del contenzioso. L’avvocato che la utilizza in modo strategico non rinuncia alla tutela del cliente; al contrario, amplia il ventaglio degli strumenti disponibili, valutando con maggiore lucidità costi, tempi, rischi e alternative al giudizio.
In questa prospettiva, il ruolo dell’Organismo diventa essenziale. Un partner organizzato, rapido e orientato all’effettività aiuta l’avvocato a lavorare meglio: non promette accordi impossibili, ma crea le condizioni perché ogni procedura abbia un senso, un metodo e una direzione. In 101Mediatori, questo approccio si traduce in una percentuale di accordi del 47%, superiore alla media nazionale, che si attesta intorno al 30,6%, nelle mediazioni in cui la parte aderisce al primo incontro, come dimostra l’analisi statistica promossa dal Centro Studi dell’Organismo.
La mediazione è uno strumento utile purché alla base vi sia un modello organizzativo adeguato: una segreteria che presidia la procedura, una gestione intelligente dei rinvii, mediatori capaci e dediti ad una continua formazione, e un approccio complessivo orientato non alla mera produzione del verbale, ma alla qualità del percorso.
Per gli avvocati, la scelta è chiara: subire una mediazione burocratica oppure affidarsi a un partner che conosce le esigenze dello studio legale e lavora per rendere ogni incontro più utile, più ordinato e più efficiente. 101Mediatori nasce proprio con questa impostazione: semplificare il lavoro dei professionisti, ridurre le dispersioni organizzative e valorizzare la mediazione come strumento concreto di gestione delle controversie civili e commerciali. Quando il tempo dello studio conta, anche la mediazione deve essere gestita con metodo.
