La relazione tra mediazione e strumenti telematici ha subito un’evoluzione rapida: dalla fase emergenziale alla riforma del 2022, fino al correttivo del 2024. L’attuale assetto ha scorporato l’originario art. 8-bis d.lgs. 28/2010 in due disposizioni: l’art. 8-bis, dedicato alla forma degli atti di mediazione (con particolare riferimento a verbali ed accordo), e l’art. 8-ter, che disciplina le modalità di svolgimento degli incontri di mediazione in videoconferenza. Il punto di equilibrio per una lettura coerente, a parere della scrivente, resta l’art. 3, comma 3, d.lgs. 28/2010: “gli atti del procedimento di mediazione non sono soggetti a formalità”. Questa clausola di libertà delle forme è la chiave interpretativa per evitare irrigidimenti e per mantenere la mediazione un procedimento finalizzato all’accordo, non un percorso ad ostacoli formali.
 

L’art. 8-bis (Mediazione in modalità telematica), opera quando la mediazione si svolge interamente in modalità telematica su consenso di tutte le parti: indica come si forma il documento informatico che contiene il verbale e l’eventuale accordo, come si raccolgono le firme, quali verifiche compie il mediatore e come avvengono deposito e conservazione presso l’organismo.

L’art. 8-ter si applica quando uno o più incontri si tengono da remoto. In questo caso la legge assicura collegamenti con udibilità e visibilità effettiva e reciproca e stabilisce come si firmano gli atti formati durante tali incontri: se tutte le parti consentono, si utilizzano le firme secondo le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il flusso organizzativo già tracciato dall’art. 8-bis; se manca il consenso unanime, le firme sono apposte in modalità analogica davanti al mediatore.

Completano il quadro gli artt. 11 e 12 d.lgs. 28/2010: il primo detta la disciplina del verbale conclusivo, il secondo regola i presupposti affinché l’accordo in mediazione abbia efficacia esecutiva.
Sul versante tecnologico, il CAD chiarisce quando il documento informatico soddisfa la forma scritta ed ha l’efficacia prevista dal 2702 c.c. (art. 20), distingue le tipologie di firme elettroniche e indica i casi in cui è richiesta la firma elettronica qualificata o digitale a pena di nullità (art. 21, per gli atti rientranti nell’art. 1350  c.1 numeri da 1-12 c.c.), nonché le regole sull’autentica del pubblico ufficiale (artt. 24-25).
 

In entrambe le ipotesi, la scelta degli strumenti si deve ritenere guidata dalla libertà delle forme e dalla gestione del caso da parte del mediatore, condivisa con le parti, con un obiettivo: semplificare senza sacrificare la validità giuridica dell’esito.
 

a) Consenso e organizzazione iniziale. È opportuno che, all’avvio, le parti chiariscano se intendano percorrere la via interamente telematica (8-bis) oppure se prevedano incontri da remoto (8-ter). Nel primo caso l’organismo e il mediatore predispongono sin da subito il workflow digitale (piattaforma, protocolli di firma, sequenza di invii e verifiche). Nel secondo caso si precisa che gli atti formati durante gli incontri saranno firmati elettronicamente solo con consenso di tutti, altrimenti in presenza avanti il mediatore.

b) Tipologia di firma adeguata all’atto. La firma da richiedere dipende dalla natura giuridica dell’atto: ai sensi dell’art. 21 CAD, richiamato dall’art. 8bis D. Lgs 28.2010, le transazioni ed i contratti su diritti reali devono essere sottoscritti solo con firma elettronica qualificata o digitale, a pena di nullità; per il verbale e per altri atti di seduta (c.d endoprocedimentali) si applicano le regole generali sul documento informatico (art. 20 CAD), ferma restando la disciplina speciale dell’8-ter in caso di dissenso sulla firma elettronica durante l’incontro.

c) Accordo, esecutività e trascrizione. Se le parti sono assistite da avvocati, l’accordo (anche formato digitalmente secondo 8-bis) acquista efficacia esecutiva ai sensi dell’art. 12. Se l’atto è soggetto a trascrizione, è necessaria l’autentica del pubblico ufficiale a ciò abilitato; in ambiente digitale, le regole del CAD consentono l’autentica della firma elettronica e, ove previsto, l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa in presenza.

d) Verbale conclusivo negativo. La regola di fondo non cambia: se la mediazione è stata integralmente telematica, il verbale finale segue l’itinerario 8-bis; se l’esito proviene da un incontro a distanza ex 8-ter, la modalità di firma dipende dal consenso o meno alla firma elettronica.

e) Conservazione e copie. Il documento informatico formato e sottoscritto secondo 8-bis (e CAD) è conservato dall’organismo con strumenti idonei a garantire integrità, immodificabilità e leggibilità. Le copie rilasciate agli avvocati devono rispecchiare tale tracciabilità tecnica e giuridica.

5. Alcune fattispecie ricorrenti (e la loro possibile soluzione)

a) Incontri “misti”, parte in presenza e parte da remoto. La seduta si tiene regolarmente. Per gli atti formati in quella seduta si raccolgono firme elettroniche solo se tutte le parti consentono; in difetto, si firma in analogico davanti al mediatore. Ne discende che soluzioni “ibridate” (stampa-scanner-invio) non sostituiscono la sottoscrizione in presenza richiesta espressamente in caso di dissenso.

b) Opposizione alla mediazione integralmente telematica. Il diniego di una parte non impedisce la gestione efficiente del procedimento: il diritto di collegarsi da remoto ex 8-ter resta esercitabile; la firma degli atti di seduta seguirà le regole di consenso/dissenso già viste, senza pregiudicare la possibilità di un accordo finale valido ed efficace.

c) Accordo digitale con contenuto “rinforzato”. Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’art. 2643 c.c. (art. 11 c.7 D.lgs. 28.2010), quando su documento informatico, sarà indispensabile la firma qualificata o digitale delle parti; per la trascrizione, si programma l’intervento del notaio o del pubblico ufficiale competente, anche in modalità digitale, secondo le regole del CAD.

d) Titolo esecutivo e controllo di legalità. L’attestazione degli avvocati sulla conformità dell’accordo a norme imperative e ordine pubblico è requisito imprescindibile per l’efficacia esecutiva: si tratta di un controllo sostanziale che va pianificato già in fase redazionale, coordinando testo dell’accordo, modalità di firma e formalità eventuali (autentica/trascrizione).

6. Il ruolo del CAD: funzione abilitante, non ostativa
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) non è un ostacolo, ma un abilitatore: fornisce la grammatica tecnico-giuridica che consente di dare stabilità ai documenti della mediazione senza appesantire il procedimento.

6.1 Forma scritta, valore probatorio (art. 20 CAD) e Regolamento eIDAS
Secondo il CAD, affinché un documento informatico possa qualificarsi come “scrittura privata”, con relativo valore probatorio, è necessario che sia:

Nella prassi della mediazione possono ritenersi riconducibili alle ultime due categorie i flussi che impiegano SPID (livello 2 o 3), CIE o OTP se integrati in piattaforme conformi (ad esempio la firma apposta a mezzo OTP integrato in sistema conforme AgID (identificazione + tracciabilità + integrità) può avere valore di FEA, ossia essere equivalente a firma autografa; così come la firma apposta a mezzo SPID se integrato in piattaforma conforme. Si specifica, per chiarezza, che lo SPID, tecnicamente, non è una firma digitale, ma può essere usato per produrre una firma elettronica avanzata (FEA) — cioè una delle quattro tipologie di firme riconosciute dal diritto europeo (Regolamento eIDAS, Reg. UE n. 910/2014) - se integrato in idonei sistemi.

6.2 Quando serve la firma “rinforzata” (art. 21 CAD).
Per gli atti di cui al 1350 c.1 c.c. lett. 1-12, se redatti come documento informatico, l’art. 21, comma 2-bis CAD impone firma elettronica qualificata o digitale a pena di nullità. Questo profilo è cruciale nella redazione dell’accordo quando si intenda formarlo nativamente in digitale.  Resta ferma la necessità dell’autentica notarile o del pubblico ufficiale competente delle sottoscrizioni - che in ambiente digitale segue gli artt. 24-25 CAD (inclusa la possibilità di acquisizione digitale della sottoscrizione autografa in presenza) - per gli accordi con cui le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dal 2643 c.c., per procedere alla trascrizione (cfr art. 11, comma 7, d.lgs. 28/2010)

6.3 Firme “semplici” (FES) e piattaforme di studio.
Modalità come PIN/password o l’invio da un account e-mail (spesso etichettate in modo improprio come “firme elettroniche semplici”) non possono essere escluse: il CAD prevede che siano liberamente valutabili in giudizio alla luce di sicurezza, integrità e immodificabilità del processo documentale. In concreto: se impiegate dentro una piattaforma che assicuri identificazione dell’utente (ad esempio una piattaforma a cui ciascuno acceda con proprio account), audit trail, time-stamp e hash, possono sostenere il valore probatorio di verbali o atti non soggetti a forma “rinforzata”. La scelta resta, però, caso per caso e va calibrata sullo scopo dell’atto (es: verbale interlocutorio).

6.4 La PEC come vettore di forma scritta (art. 45 CAD).
L’art. 45 CAD stabilisce che la trasmissione di documenti “con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza” — tipicamente la PEC — soddisfa il requisito della forma scritta. Ne deriva che una PEC che contenga o alleghi il verbale può, in linea di principio, soddisfare la forma scritta anche se il file non rechi firma digitale. Attenzione, tuttavia:

6.5 Coordinamento con l’art. 8-ter (firme in seduta da remoto).
Resta ferma l’asimmetria voluta dall’art. 8-ter: se manca il consenso unanime alle firme elettroniche sugli atti formati durante l’incontro in videoconferenza, la legge impone firme autografe in presenza del mediatore. In questa ipotesi nulla può surrogare la sottoscrizione in presenza richiesta dalla norma per la specifica seduta.
In sintesi, il CAD fornisce i requisiti tecnici e probatori per scegliere la giusta intensità di firma in funzione dello scopo dell’atto (verbale, accordo esecutivo, accordo trascrivibile) e del contesto (mediazione integralmente telematica ex art. 8-bis o incontro con modalità audiovisive da remoto ex art. 8-ter). La libertà delle forme (art. 3, comma 3) consente di applicare questi standard con misura, evitando formalismi superflui e assicurando al contempo certezza giuridica.
La mediazione telematica funziona quando i professionisti conoscono queste regole e le applicano con sobrietà, senza duplicazioni o passaggi inutili.

7. Conclusioni: la libertà delle forme come criterio di governo del procedimento
Il sistema positivo, pur con talune asperità testuali, consente una gestione lineare: l’art. 8-bis D.lgs. 28.2010 fornisce l’architettura per la formazione digitale di verbale e accordo quando la mediazione è interamente telematica; l’art. 8-ter D.lgs. 28.2010 garantisce la partecipazione da remoto e disciplina le firme di seduta. Entrambe le norme dialogano con il CAD, che offre gli standard di validità, sottoscrizione e conservazione del documento informatico. Il fulcro, a mio avviso, resta l’art. 3, comma 3: la libertà delle forme. È questo principio che consente alle parti e i loro difensori, con l’aiuto del mediatore, di selezionare lo strumento giusto al momento giusto: firma qualificata o digitale quando serve, firma elettronica avanzata secondo CAD quando basta, firma autografa in presenza quando manca il consenso. Questo approccio, oltre a prevenire contenziosi sulla forma, rende la mediazione più accessibile ed efficace. È il modo migliore per far sì che gli avvocati possano depositare mediazioni con fiducia in un percorso che non burocratizza il conflitto ma lo riporta all’accordo, anche grazie a una tecnologia impiegata con misura e competenza giuridica.