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1 1. Introduzione La mediazione delegata dal giudice rappresenta una delle applicazioni più significative della mediazione civile e commerciale. A differenza della mediazione obbligatoria o volontaria, essa nasce da un provvedimento del giudice che, valutata la natura della controversia, invita o dispone che le parti esperiscano il procedimento conciliativo. In questo contesto emerge una questione particolarmente delicata: quali verbali possono essere prodotti nel processo pendente e quali limiti incontra il giudice nella loro valutazione? La risposta richiede di conciliare due principi di pari rango: il principio della riservatezza della mediazione e il potere del giudice di verificare il corretto adempimento dell’ordine di mediazione. Nella mediazione delegata il giudizio è già pendente, il giudice dispone la mediazione e rinvia l’udienza per consentire alle parti di svolgere il procedimento. Alla successiva udienza deve verificare: se la mediazione sia stata effettivamente avviata, se le parti abbiano partecipato personalmente, se il tentativo si sia concluso ed infine se sia stato raggiunto un accordo. Questa verifica, tuttavia, non autorizza il giudice a conoscere il contenuto delle trattative. 2 2. Il principio della “conoscibilità limitata” La dottrina prevalente ritiene che il giudice possa conoscere esclusivamente gli elementi esterni del procedimento. In particolare può verificare: la data dell’incontro, la presenza delle parti, la presenza degli avvocati, la conclusione positiva o negativa della mediazione, l’eventuale mancata partecipazione di una parte. Non dovrebbe invece conoscere: le offerte formulate, le concessioni effettuate, le ragioni del mancato accordo, le dichiarazioni delle parti e le valutazioni espresse dal mediatore. La riservatezza assume un valore ancora più intenso rispetto alla mediazione ordinaria, poiché se il giudice potesse conoscere i dettagli sostanziali delle trattative, le parti sarebbero portate ad assumere posizioni rigide e difensive, vanificando la funzione conciliativa della mediazione. Proprio per questa ragione, nella mediazione delegata il verbale negativo dovrebbe limitarsi a poche indicazioni: comparizione delle parti, svolgimento del procedimento e mancato raggiungimento dell’accordo. Qualsiasi riferimento alle motivazioni del fallimento della mediazione rischia di violare il principio di riservatezza. 3 3. La proposta del mediatore Un tema particolarmente discusso riguarda la proposta formulata dal mediatore ai sensi dell’articolo 11 del D.Lgs. n. 28/2010. La legge stabilisce che la proposta viene comunicata alle parti, le parti possono accettarla o rifiutarla e che il rifiuto può assumere rilievo nella disciplina delle spese processuali. Ciò non implica tuttavia che il giudice debba conoscere il contenuto delle trattative, bensì che possa venire informato unicamente dell’esistenza della proposta e della sua accettazione o il suo rifiuto. Non dovrebbe invece conoscere le dichiarazioni che hanno portato alla formulazione della proposta. 4 4. Il principio della “separazione funzionale” La mediazione delegata realizza una netta separazione tra due piani: quello negoziale, coperto dalla riservatezza e quello processuale, conoscibile dal giudice. Il giudice deve poter verificare che il procedimento sia stato realmente svolto, ma non deve trasformarsi nel destinatario delle informazioni emerse durante la negoziazione. Questa separazione garantisce contemporaneamente l’effettività della mediazione, l’imparzialità della decisione giudiziale e la libertà delle parti di formulare proposte conciliative. 5 5. La produzione in giudizio di una bozza di accordo non sottoscritta nella mediazione civile e commerciale La produzione in giudizio di una bozza di accordo predisposta nel corso della mediazione, ma rimasta priva della sottoscrizione delle parti, pone evidenti problemi di compatibilità con la disciplina vigente, in particolar modo con il principio di riservatezza. Una bozza di accordo non sottoscritta non costituisce un contratto, né un negozio giuridico perfezionato, né un riconoscimento definitivo di diritti o obblighi. Essa rappresenta esclusivamente uno strumento utilizzato nel corso della trattativa per verificare la possibilità di raggiungere una soluzione condivisa della controversia. Il suo contenuto è espressione della libertà negoziale delle parti e delle reciproche concessioni formulate al solo scopo conciliativo. La mancata sottoscrizione dimostra, inoltre, che il procedimento negoziale non si è concluso positivamente e che nessuna delle proposte contenute nella bozza è stata definitivamente accettata. Pertanto, il documento rimane confinato nell`ambito della trattativa riservata e non può essere trasformato in una fonte di prova a favore della parte che lo produce. Consentire l`utilizzazione processuale di una bozza di accordo significherebbe frustrare la funzione stessa della mediazione. Le parti sarebbero infatti indotte ad assumere atteggiamenti difensivi e a evitare qualsiasi apertura negoziale per il timore che ogni proposta possa essere successivamente valorizzata nel giudizio. In tal modo, la mediazione perderebbe la propria funzione di spazio protetto di dialogo e composizione consensuale della lite. La produzione della bozza può quindi essere contestata dalla controparte mediante eccezione di inutilizzabilità, fondata sull`articolo 10 del D.Lgs. n. 28/2010, evidenziando che il documento contiene dichiarazioni, offerte e concessioni formulate esclusivamente nell`ambito del procedimento di mediazione e, come tali, sottratte all`utilizzazione processuale. L`eccezione può essere ulteriormente sostenuta richiamando il principio di correttezza e buona fede processuale. La partecipazione alla mediazione presuppone infatti un reciproco affidamento circa la confidenzialità delle trattative. L`utilizzazione in giudizio di una bozza riservata costituisce un comportamento incompatibile con tale affidamento e altera l`equilibrio del procedimento conciliativo, trasformandolo impropriamente in una fase di acquisizione anticipata di elementi probatori. Il tema assume un rilievo ancora maggiore nell`ipotesi di mediazione delegata dal giudice. In tale situazione, infatti, il procedimento si svolge mentre il processo è già pendente dinanzi al medesimo giudice chiamato a decidere la controversia. La conoscenza di una bozza di accordo contenente offerte, ammissioni o disponibilità transattive rischia inevitabilmente di influenzare, anche solo inconsapevolmente, la successiva valutazione della causa. Per questa ragione, la dottrina prevalente sostiene che il giudice possa conoscere esclusivamente gli aspetti formali del procedimento di mediazione, quali l`avvenuto esperimento del tentativo conciliativo, la partecipazione delle parti e l`esito positivo o negativo dello stesso, ma non il contenuto delle trattative né le proposte formulate nel loro corso. Anche sotto questo profilo, la produzione della bozza di accordo risulta incompatibile con la funzione della mediazione delegata, poiché determina una violazione del principio di separazione tra il piano negoziale, coperto dalla riservatezza, e il piano processuale, destinato alla decisione della controversia. Ne consegue che la parte contro cui la bozza viene prodotta ha interesse a chiederne l`espunzione dal fascicolo processuale, sostenendo che il documento è inutilizzabile in quanto formato esclusivamente nell`ambito della mediazione, privo di efficacia negoziale per mancata sottoscrizione e contenente dichiarazioni assistite dalla tutela della riservatezza prevista dagli articoli 9 e 10 del D. Lgs. n. 28/2010. 6 6. In conclusione La bozza di accordo predisposta nel corso del procedimento di mediazione e rimasta priva della sottoscrizione delle parti costituisce espressione dell`attività negoziale riservata, non integra un negozio giuridico perfezionato e rientra tra le dichiarazioni e le informazioni acquisite nel procedimento ai sensi dell`articolo 10 del D. Lgs. n. 28/2010. Essa è pertanto inutilizzabile nel successivo giudizio e la sua produzione può essere validamente contestata mediante richiesta di espunzione dal fascicolo processuale, in quanto lesiva del principio di riservatezza e della funzione conciliativa della mediazione.” Tale interpretazione appare la più coerente con la ratio dell`istituto, con la tutela della libertà negoziale delle parti e con l`esigenza di garantire che la mediazione rimanga uno spazio effettivamente protetto, nel quale ogni proposta possa essere formulata senza il rischio di trasformarsi, in caso di insuccesso, in un elemento di prova utilizzabile nel processo.

Sentenza

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La sentenza n. 539/2026 del Tribunale di Forlì affronta un tema di particolare interesse per gli operatori della mediazione civile e commerciale: il rapporto tra il contenuto della domanda di mediazione e le successive domande formulate in giudizio. La pronuncia assume rilievo perché chiarisce con nettezza quale debba essere il livello di corrispondenza tra il procedimento di mediazione obbligatoria e il successivo contenzioso, individuando nella precisione dell’istanza di mediazione un presupposto indispensabile per l’assolvimento della condizione di procedibilità. Il caso La controversia nasce dall’impugnazione di una delibera assembleare condominiale. Nel procedimento di mediazione il condomino aveva contestato essenzialmente tre profili: la formazione successiva del verbale la mancanza delle sottoscrizioni l’errata rappresentazione delle espressioni di voto Successivamente, nel ricorso giudiziale, le contestazioni venivano ampliate, includendo ulteriori censure relative alla convocazione dei condomini assenti, all’approvazione del rendiconto e ai criteri di riparto delle spese. Il condominio eccepiva quindi l’improcedibilità delle nuove doglianze, sostenendo che esse non erano mai state sottoposte al preventivo tentativo di mediazione. La posizione del Tribunale Il Tribunale accoglie integralmente tale impostazione. Secondo il giudice, il tentativo di mediazione obbligatoria può considerarsi validamente esperito soltanto con riferimento alle questioni effettivamente dedotte nell’istanza di mediazione. La sentenza richiama l’art. 5 del D.Lgs. 28/2010 e sottolinea come la mediazione costituisca una vera e propria condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Ne consegue che il giudice deve essere posto nelle condizioni di verificare con precisione se la controversia introdotta in giudizio coincida con quella già sottoposta all’organismo di mediazione. Per il Tribunale, tale verifica può essere effettuata soltanto quando l’istanza di mediazione individui in modo chiaro: l’oggetto della domanda le ragioni della pretesa il perimetro effettivo della controversia L’importanza dell’istanza di mediazione Uno dei passaggi più significativi della sentenza riguarda il valore attribuito al contenuto dell’istanza introduttiva. Il Tribunale evidenzia che l’art. 4 del D.Lgs. 28/2010 richiede l’indicazione dell’oggetto e delle ragioni della pretesa e che tali elementi assumono una funzione centrale non solo ai fini dell’avvio del procedimento, ma anche per verificare l’effettivo assolvimento della condizione di procedibilità. La domanda di mediazione non può quindi essere generica o meramente esplorativa. Secondo la sentenza, il contenuto della domanda di mediazione è sostanzialmente assimilabile a quello di un atto introduttivo del giudizio e deve consentire alla controparte di comprendere immediatamente il petitum e tutte le ragioni poste a fondamento della richiesta. Il principio affermato Il principio espresso dal Tribunale può essere sintetizzato nel seguente modo: la condizione di procedibilità è soddisfatta esclusivamente per le questioni che siano state specificamente dedotte nella procedura di mediazione. Le domande o le censure formulate per la prima volta nel successivo giudizio non possono beneficiare degli effetti del tentativo di mediazione già esperito. Nel caso concreto, il Tribunale ha ritenuto che soltanto tre contestazioni fossero state realmente sottoposte all’organismo di mediazione e che tutte le ulteriori doglianze introdotte con il ricorso dovessero essere dichiarate improcedibili. Le conseguenze pratiche La pronuncia evidenzia un aspetto spesso sottovalutato nella pratica professionale. L’istanza di mediazione non deve essere considerata un semplice adempimento formale finalizzato ad “aprire la porta” del giudizio, ma rappresenta il documento che delimita il futuro perimetro della controversia. Una descrizione sommaria o incompleta delle contestazioni può determinare conseguenze particolarmente gravose: improcedibilità delle domande non previamente mediate perdita degli effetti interruttivi della decadenza impossibilità di far valere in giudizio ulteriori motivi di impugnazione successivamente elaborati Il rischio è particolarmente elevato nelle controversie condominiali, dove il termine di impugnazione previsto dall’art. 1137 c.c. è estremamente breve e non consente margini di recupero una volta maturata la decadenza. Un orientamento coerente con la riforma Cartabia La decisione del Tribunale di Forlì si inserisce nel solco interpretativo rafforzato dalla riforma Cartabia, che ha attribuito alla mediazione un ruolo sempre più centrale nel sistema della giustizia civile. La sentenza valorizza infatti la funzione sostanziale del procedimento di mediazione, rifiutando una lettura meramente burocratica dell’istituto. L’obiettivo è evidente: la mediazione deve rappresentare un reale momento di confronto tra le parti su questioni chiaramente individuate e non un semplice passaggio preliminare privo di effettivo contenuto negoziale. Considerazioni finali La sentenza n. 539/2026 del Tribunale di Forlì offre un importante richiamo operativo per avvocati, mediatori e organismi di mediazione. L’insegnamento che emerge dalla decisione è chiaro: la qualità dell’istanza di mediazione assume oggi un ruolo decisivo. La precisa individuazione delle domande, delle contestazioni e delle ragioni della pretesa non costituisce soltanto una buona prassi redazionale, ma rappresenta una condizione essenziale per garantire la successiva tutela giudiziale. Per gli operatori della mediazione, la pronuncia conferma inoltre come il procedimento introdotto dal D.Lgs. 28/2010 debba essere interpretato quale sede effettiva di confronto sulla controversia, nella quale il thema decidendum deve essere delineato sin dall’origine con chiarezza e completezza.

Approfondimento

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Accertare se la mediazione sia stata o meno legalmente esperita ha una rilevanza pratica di primaria importanza, che si concretizza su due livelli. Il primo, quando il Giudice, ritenuto che la mediazione non sia stata svolta, rinvia le parti avanti al Mediatore per l`espletamento di tale incumbente. Il secondo e assai più delicato, quando alla declaratoria di mancato svolgimento della mediazione seguono le preclusioni e decadenze nelle more maturatesi e le sanzioni comminate dalla legge: si pensi ad esempio, nell`ipotesi di opposizione a decreto ingiuntivo, alla sanzione prevista dall`art.5-bis D.Lgs. 28/2010 della improcedibilità della domanda giudiziale proposta in sede monitoria e della revoca del decreto opposto. Nel corso degli anni, la giurisprudenza di merito ha espresso il principio della "effettività della mediazione": la mediazione trova la sua ratio nello scopo deflattivo del contenzioso, sicché l`esperimento del preventivo tentativo obbligatorio della stessa non può che essere effettivo in termini di risoluzione sostanziale della controversia che darebbe origine all`eventuale instaurando giudizio. Tentare la mediazione, dunque, non equivale semplicemente ad avviarne il procedimento, in quanto la mera attivazione presso un Organismo di conciliazione non realizza la circostanza dalla quale soltanto può dipendere il successo di tale strumento deflattivo del contenzioso, ossia il contatto diretto tra le parti e il mediatore. Solo con l`interlocuzione diretta e informale, il mediatore può aiutare le parti a ricostruire i loro rapporti pregressi e a trovare una soluzione che, al di là delle questioni di diritto, consenta loro di evitare l`acuirsi della conflittualità e definire amichevolmente una vicenda potenzialmente oppositiva con reciproca soddisfazione. Al riguardo, le prime pronunce rilevanti risalgono al 2015. Il Tribunale di Vasto (9.3.15) aveva stabilito anche dei principi interessanti e innovativi sulle prerogative del mediatore. Spetterebbe a costui, quale soggetto preposto istituzionalmente ad esercitare le funzioni di verifica delle disposizioni che garantiscono l’effettivo svolgimento della procedura, adottare ogni provvedimento opportuno al raggiungimento dello scopo. Ad esempio, disporre un rinvio sollecitando il legale a far comparire personalmente le parti e, in caso di ulteriore assenza, verbalizzare che, malgrado le iniziative adottate, la parte invitata non ha inteso partecipare personalmente agli incontri, né si è determinata a nominare un suo delegato ove impossibilitata a comparire. In generale, tali sentenze hanno ribadito che il rifiuto "a prescindere" non costituisce svolgimento della mediazione, imponendo l’effettivo esperimento del tentativo. Tuttavia, la Cassazione è intervenuta nel 2019 con due ordinanze (n.8473 e n.18068), statuendo che la condizione di procedibilità sarebbe soddisfatta semplicemente quando al primo incontro le parti, dopo essere state informate sulla mediazione, comunichino la propria indisponibilità a procedere oltre, senza che sia necessario lo svolgimento della mediazione in senso sostanziale o negoziale. Successivamente, nello stesso anno, i Tribunali di Parma (16.4.19), Firenze (8.5.19) e Roma (27.6.19) hanno invece aderito al principio di effettività della mediazione. E però la Cassazione si è nuovamente pronunciata nel 2022 (ordinanza n.13029), smentendo tali pronunce e confermando il suo precedente orientamento. La Corte d`Appello di Firenze nel 2023 (n.1771) e il Tribunale di Nocera Inferiore nel 2024 (n.1326), proseguendo in questo singolare rimpallo tra decisioni di merito e decisioni di legittimità, si sono nuovamente schierati a favore del principio di effettività. Conclude la rassegna la recente ordinanza della Cassazione n.9608/26 che, nel solco dell`orientamento dei giudici di legittimità, precisa che la mediazione non richiede necessariamente la partecipazione di entrambe le parti al primo incontro, essendo sufficiente che il procedimento sia stato effettivamente avviato e che almeno una di esse, di regola l`istante, partecipi al primo incontro. In tal modo si eviterebbe che la parte invitata possa bloccare il processo semplicemente non presentendosi, così scongiurando l`uso strumentale della mediazione a fini dilatori. L`assenza produrrebbe dunque solo l`applicazione delle sanzioni pecuniarie e la formazione di argomenti di prova della condotta. Ridurre l`esperimento della mediazione ad una mera comparizione delle parti dinanzi al mediatore finirebbe però per svilire tale procedimento, rendendolo un "vuoto rituale". La mediazione, invece, è un istituto giuridico con funzione complessa: ridurre il contenzioso giudiziale e fornire un metodo alternativo di risoluzione delle controversie. D`altronde, il principio di effettività della mediazione è espressamente previsto dalla legge: l`art.8 co.6° D.Lgs. 28/2010 stabilisce che "Le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse", così peraltro attribuendo al Giudice ampi spazi per verificare il comportamento delle parti nello svolgimento della procedura. La Riforma Cartabia, per giunta, ha eliminata la distinzione tra incontri preliminari e incontri di effettivo svolgimento della mediazione. Ha inoltre privilegiata la partecipazione delle parti, derogandovi solo per giustificati motivi che consentono la delega ad un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari (art.8 co.4° D.Lgs 28/2010). Ha infine previsto che il procedimento garantisca la possibilità di dialogo e confronto tra le parti anche tramite modalità telematiche o videoconferenza (artt. 8 bis e ter D.Lgs 28/2010). Va poi sottolineato come le pronunce di legittimità sopra richiamate si riferiscano a casi precedenti l`entrata in vigore di tale Novella, per i quali era previsto il primo incontro informativo. Il contenuto della convocazione è finalizzato proprio a garantire l`effettività della mediazione: l`art.8 co.1° D.Lgs. 28/2010 prevede all`uopo che devono essere comunicate alle parti "la domanda di mediazione, la designazione del mediatore, la sede e l`orario dell`incontro, le modalità di svolgimento della procedura, la data del primo incontro e ogni altra informazione utile". Certo è che, malgrado le suddette considerazioni, sussistono incertezze applicative, che solo successivi interventi legislativi o univoche pronunce di legittimità potranno scongiurare. A tal fine, un ruolo importante è rivestito dal lavoro coordinato degli operatori del diritto. Al riguardo si segnala la sottoscrizione a Lecce in data 28.11.25, per la prima volta in Italia, di un Protocollo in tema di mediazione. Trattasi di un accordo territoriale intercorso tra il Tribunale, la Corte d`Appello e gli Organismi di mediazione locali che traccia linee guida congiunte per facilitare e incentivare il ricorso alla mediazione ed uniformare le regole del procedimento, istituendo anche una Commissione Permanente di monitoraggio delle prassi. E così, tale Protocollo ribadisce il principio della effettività della mediazione, precisando che "L`Organismo e il Mediatore devono attivarsi per rendere effettiva la partecipazione delle parti e l`assistenza degli avvocati. Nel verbale deve darsi atto dell`effettivo confronto delle parti, sia pur nei limiti del principio di riservatezza" (art.2) e che "Il Mediatore deve attivarsi per rendere effettiva la mediazione, sollecitando la collaborazione delle parti allo scopo" (art.6). E, ad integrazione del su citato art.8 co.1° D.Lgs. 28/2010, prevede (art.4) che tutti gli Organismi evidenzino nelle convocazioni una serie di ulteriori informazioni, quali: l`esenzione dall`imposta di bollo di tutti gli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione e dall`imposta di registro del verbale cui è allegato l`accordo di conciliazione entro il limite di € 100.000; l`ammissibilità al gratuito patrocinio nei casi di mediazione obbligatoria; il richiamo alle tabelle delle spese e indennità applicate dall’Organismo; il diritto al credito di imposta sino a € 300,00 in caso di mancato accordo e a € 600,00 in caso di raggiungimento dello stresso; la necessità della partecipazione della parte convocata al primo incontro, anche in videoconferenza; la possibilità di rinviare l`incontro in presenza di giustificati motivi che impediscano alla parte convocata di presenziarvi, ove costei abbia già aderito alla mediazione, anche senza il consenso della parte istante se non si viola il termine di cui all’art. 8 co. 1 D. Lgs 28/2010, altrimenti con il suo consenso; l`allegazione al verbale della comunicazione scritta di mancata adesione e delle relative giustificazioni su richiesta dalla parte che l’ha redatta; la previsione della sanzione stabilita dall’art.12-bis co. 2° e 3° D.Lgs 28/2010 in caso di mancata partecipazione al primo incontro quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda.

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Per molti avvocati la mediazione civile e commerciale è ancora associata a un’immagine precisa: una mattinata bloccata in agenda, lo spostamento presso l’Organismo, l’attesa delle parti, l’apertura formale dell’incontro e, dopo pochi minuti, il verbale di mancata adesione o di mancato accordo. Tutto corretto dal punto di vista procedurale, forse. Ma davvero utile? Non sempre. Il problema non è la mediazione in sé. Il problema è la mediazione gestita come un adempimento burocratico, senza un metodo organizzativo capace di trasformare l’incontro in una reale occasione di lavoro. Quando la procedura si riduce a una formalità da smarcare, il danno non è solo per il sistema giustizia: è anche per lo studio legale, per il cliente e per la percezione stessa del valore dell’attività professionale. La frustrazione del verbale negativo Ogni avvocato conosce bene quella sensazione: si arriva all’incontro di mediazione, magari dopo aver studiato il fascicolo, preparato il cliente, verificato la documentazione e organizzato la mattinata. Poi, in pochi minuti, ci si accorge che la controparte non ha alcuna intenzione di entrare realmente nel merito della questione. A volte non compare. A volte partecipa solo formalmente. A volte si limita a dichiarare che non vi sono margini per proseguire. Il risultato è un verbale di mancata adesione o di mancato accordo, spesso percepito come l’unico vero “prodotto” della procedura. Dal punto di vista tecnico, quel verbale è necessario per assolvere la condizione di procedibilità. Ma dal punto di vista del cliente, il messaggio è molto diverso: ha pagato un costo, ha investito tempo, ha seguito un passaggio che gli era stato presentato come obbligatorio, e si ritrova con un nulla di fatto. Per l’avvocato, questo genera una difficoltà concreta. Non si tratta soltanto di giustificare una procedura prevista dalla legge. Si tratta di spiegare al cliente perché quel passaggio, pur essendo formalmente necessario, non ha prodotto alcun avanzamento percepibile nella gestione del conflitto. E quando il cliente non vede valore, tende a considerare la mediazione come un peso, non come uno strumento. Questa frustrazione non nasce dalla mancanza di competenza del difensore. Nasce, spesso, da una gestione della mediazione non sufficientemente orientata all’effettività. Perché un conto è convocare le parti; altro conto è costruire le condizioni minime perché l’incontro abbia una possibilità concreta di essere utile. Il senso della Riforma Cartabia: rendere la mediazione davvero utile La Riforma Cartabia ha rafforzato il ruolo della mediazione civile e commerciale con una finalità chiaramente deflattiva: favorire la composizione delle controversie prima che esse si traducano in giudizi lunghi, costosi e spesso insoddisfacenti per tutte le parti coinvolte. Il legislatore non ha inteso la mediazione come un ulteriore passaggio burocratico, ma come un’occasione reale di confronto, nella quale le parti, assistite dai rispettivi avvocati, possano valutare seriamente se esistano spazi per una soluzione condivisa. Questo intento emerge con particolare chiarezza dalla nuova formulazione dell’art. 8 del D.Lgs. 28/2010, comma 6, secondo cui, al primo incontro, “il mediatore espone la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione, e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione”. La norma non descrive un adempimento passivo, né una semplice verifica formale della volontà delle parti di procedere. Al contrario, attribuisce al mediatore un ruolo attivo: egli deve spiegare il senso della mediazione, chiarirne il funzionamento e soprattutto adoperarsi affinché le parti possano effettivamente esplorare una soluzione conciliativa. Il passaggio successivo della disposizione coinvolge direttamente anche le parti e gli avvocati che le assistono. La norma dispone infatti che “le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse”. Non si tratta di una formula di stile. Il legislatore richiede una cooperazione sostanziale, orientata a rendere il primo incontro un momento realmente utile. La buona fede e la lealtà non si esauriscono nella mera presenza fisica o telematica, ma implicano un comportamento coerente con la finalità della procedura: ascoltare, chiarire, valutare, confrontarsi e, ove ci siano i margini, negoziare. È qui che nasce il paradosso. La legge chiede un primo incontro effettivo, fondato sull’impegno del mediatore e sulla cooperazione leale di parti e avvocati; la pratica, tuttavia, rischia talvolta di ridurre questo momento a una formalità. In alcuni casi la mediazione viene affrontata come un passaggio da superare rapidamente per ottenere il verbale necessario alla prosecuzione del giudizio. La parte invitata non compare, oppure compare senza reale disponibilità al confronto. In questo modo, l’effettività voluta dalla riforma rischia di essere tradita non per un limite della norma, ma per un difetto di metodo. Il primo incontro dovrebbe consentire al mediatore di comprendere la natura del conflitto, verificare la disponibilità delle parti, individuare eventuali ostacoli preliminari, chiarire i vantaggi della procedura e favorire, anche attraverso sessioni separate, un confronto concreto sulle questioni controverse. Anche il verbale redatto all’esito del primo incontro non dovrebbe essere percepito come l’unico obiettivo della procedura, per accedere velocemente al giudizio. Il verbale è certamente un atto necessario, ma non può diventare il fine della mediazione, deve attestare lo svolgimento di un percorso effettivo, non sostituirsi ad esso. Per gli avvocati questo profilo è centrale. La mediazione può essere uno strumento prezioso quando consente di valutare costi, tempi, rischi processuali e margini negoziali della controversia. Ma perché ciò avvenga, occorre che l’Organismo e il mediatore lavorino in modo coerente con lo spirito dell’art. 8, comma 6: preparare l’incontro adeguatamente, favorire la partecipazione consapevole delle parti, evitare rinvii inutili, stimolare un confronto reale e chiudere la procedura solo quando sia chiaro che non esistono realmente margini concreti. Il vero obiettivo, quindi, non è prolungare artificialmente la mediazione, né forzare accordi impossibili. È evitare che una procedura pensata per deflazionare il contenzioso venga svuotata della sua funzione e ridotta a una pratica da archiviare. L’effettività richiesta dalla Riforma Cartabia non è un aggravio per l’avvocato: al contrario, se ben gestita dall’Organismo e dal Mediatore, è ciò che permette di trasformare la mediazione da inutile costo a strumento professionale di gestione intelligente della controversia. Il metodo 101Mediatori: la soluzione al problema del tempo Se l’art. 8, comma 6, D.Lgs. 28/2010 chiede al mediatore di adoperarsi affinché le parti raggiungano un accordo e impone a parti e avvocati di cooperare in buona fede e lealmente per realizzare un effettivo confronto, allora il punto decisivo diventa organizzativo: come si costruisce, nella pratica, un primo incontro realmente utile senza trasformarlo in un aggravio di tempo per lo studio legale? Il metodo di 101Mediatori parte proprio da questa esigenza. Una procedura ben organizzata riduce gli sprechi di tempo e aumenta le possibilità che l’incontro produca un risultato utile. Non necessariamente un accordo immediato, ma almeno un avanzamento concreto: una chiarificazione delle posizioni, una verifica realistica dei margini, una proposta, un rinvio motivato, una sessione separata, una trattativa strutturata. Segreteria proattiva: non basta convocare, bisogna attivare la procedura Uno degli elementi più sottovalutati nella mediazione è la fase precedente al primo incontro. Eppure è proprio lì che spesso si decide se la procedura sarà viva o meramente formale. Una segreteria proattiva non si limita a inviare comunicazioni standard. Verifica la corretta ricezione degli avvisi, sollecita le parti quando necessario, agevola il contatto con i difensori, gestisce le difficoltà organizzative e contribuisce a ridurre il rischio che l’incontro si trasformi in una semplice constatazione di assenza o indisponibilità. Per l’avvocato questo aspetto è decisivo. Significa arrivare all’incontro con un quadro più chiaro, evitare perdite di tempo evitabili e ridurre l’incertezza organizzativa. Significa anche offrire al cliente la percezione di una procedura seguita con attenzione, non abbandonata alla casualità. Una mediazione efficace non nasce il giorno dell’incontro. Nasce prima, nella capacità dell’Organismo di presidiare la procedura e di creare le condizioni operative perché le parti possano partecipare in modo consapevole. Gestione intelligente dei rinvii: niente rinvii vuoti Un altro punto critico riguarda i rinvii. Nella pratica, molte mediazioni si trascinano attraverso rinvii privi di reale contenuto: si aggiorna la data, ma non cambia nulla. Le parti non producono nuovi documenti, non formulano proposte, non chiariscono le rispettive posizioni. Il rinvio diventa una dilazione sterile. Una gestione intelligente dei rinvii, invece, richiede una domanda semplice: a cosa serve rinviare?Se il rinvio è funzionale a permettere una valutazione tecnica, acquisire un documento, coinvolgere un decisore, verificare una copertura assicurativa o formulare una proposta, allora può avere un senso. Se invece serve solo a spostare in avanti il problema, diventa un costo. Per lo studio legale, questa distinzione è fondamentale. Un rinvio utile può aprire uno spazio negoziale. Un rinvio vuoto consuma tempo, aumenta i costi e peggiora la percezione della procedura. Il modello organizzativo deve quindi aiutare il mediatore e i difensori a dare contenuto ai passaggi successivi. Non basta fissare una nuova data: occorre stabilire cosa deve accadere prima di quella data, quali compiti dovranno essere espletati dalle parti. Solo così la mediazione conserva una direzione. Sessioni separate strategiche: sbloccare l’impasse subito Molte mediazioni falliscono perché le parti restano ferme sulle rispettive posizioni iniziali. In sessione congiunta, soprattutto nelle controversie più conflittuali, ciascuno tende a difendere la propria narrativa. Il rischio è che l’incontro diventi una replica anticipata del giudizio: accuse, difese, rigidità, nessuno spazio reale di esplorazione. Le sessioni separate, se utilizzate con metodo, possono cambiare completamente la dinamica. Consentono al mediatore di comprendere interessi, timori, vincoli economici, esigenze reputazionali, margini decisionali e possibili alternative. Permettono alle parti di parlare con maggiore libertà e agli avvocati di valutare scenari negoziali senza esporsi prematuramente davanti alla controparte. Naturalmente, la sessione separata non deve essere un passaggio automatico o rituale. Deve essere uno strumento strategico. Serve quando può aiutare a superare una rigidità, chiarire una posizione, verificare una proposta, evitare che il confronto si blocchi su una questione emotiva o comunicativa. In questo modo il primo incontro diventa un momento in cui il mediatore prova concretamente a capire se esiste uno spazio di lavoro. E questa, per l’avvocato, è la differenza tra una procedura subita e una procedura utile. I vantaggi per l’avvocato: cliente più tutelato, studio più efficiente Scegliere un Organismo di mediazione non è quindi una scelta neutra. Incide sulla qualità della procedura, sulla gestione dei tempi, sulla soddisfazione del cliente e sull’efficienza dello studio legale. Quando la mediazione è organizzata bene, il cliente percepisce che il suo caso viene trattato con serietà: anche se non si raggiunge un accordo, può comprendere che vi è stato un tentativo reale, non una semplice formalità. Questo rafforza il rapporto fiduciario con il difensore, perché il cliente vede che l’avvocato non lo ha accompagnato in un passaggio inutile, ma in una sede nella quale si è cercato concretamente di valutare una soluzione. Il vantaggio riguarda anche l’organizzazione interna dello studio. Meno tempo perso significa maggiore redditività: un’ora risparmiata su un incontro improduttivo è un’ora che può essere dedicata a un atto, a una consulenza, a un cliente, a una negoziazione o a un’attività di sviluppo professionale. La mediazione, quando è gestita con metodo, non è un rallentamento, ma uno strumento di gestione intelligente del contenzioso. L’avvocato che la utilizza in modo strategico non rinuncia alla tutela del cliente; al contrario, amplia il ventaglio degli strumenti disponibili, valutando con maggiore lucidità costi, tempi, rischi e alternative al giudizio. In questa prospettiva, il ruolo dell’Organismo diventa essenziale. Un partner organizzato, rapido e orientato all’effettività aiuta l’avvocato a lavorare meglio: non promette accordi impossibili, ma crea le condizioni perché ogni procedura abbia un senso, un metodo e una direzione. In 101Mediatori, questo approccio si traduce in una percentuale di accordi del 47%, superiore alla media nazionale, che si attesta intorno al 30,6%, nelle mediazioni in cui la parte aderisce al primo incontro, come dimostra l’analisi statistica promossa dal Centro Studi dell’Organismo. La mediazione è uno strumento utile purché alla base vi sia un modello organizzativo adeguato: una segreteria che presidia la procedura, una gestione intelligente dei rinvii, mediatori capaci e dediti ad una continua formazione, e un approccio complessivo orientato non alla mera produzione del verbale, ma alla qualità del percorso. Per gli avvocati, la scelta è chiara: subire una mediazione burocratica oppure affidarsi a un partner che conosce le esigenze dello studio legale e lavora per rendere ogni incontro più utile, più ordinato e più efficiente. 101Mediatori nasce proprio con questa impostazione: semplificare il lavoro dei professionisti, ridurre le dispersioni organizzative e valorizzare la mediazione come strumento concreto di gestione delle controversie civili e commerciali. Quando il tempo dello studio conta, anche la mediazione deve essere gestita con metodo.

La riservatezza dei verbali nella mediazione delegata dal giudice

Avv. Sara Rocchetti

Massimario 2023

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